Zoom : Un guide pour vos premiers calls !

Zoom est un outil de visioconférence basé sur le cloud, qui vous permet d’héberger facilement des réunions virtuelles en tête-à-tête ou en équipe. Doté de puissantes fonctionnalités audio, vidéo et de collaboration, cet outil de communication facilite les prises de décision et l’avancée des projets professionnels. Planification de votre première réunion, ajout d’un client sur Zoom, mise à jour de votre profil… Que vous veniez de vous inscrire ou que vous ayez été invité par l’un de vos collaborateurs, prenez le temps de vous familiariser avec les outils de base pour tirer parti au mieux de la plateforme !

Quelles sont les principales fonctionnalités de Zoom ?

Les principales fonctionnalités de Zoom incluent :

• Le chat et la visioconférence HD.
• L’audioconférence via VoIP (Voice over Internet Protocol).
• La messagerie instantanée.
• Des arrière-plans virtuels pour optimiser les appels vidéo.
• Le partage d’écran et les tableaux blancs collaboratifs.
• L’hébergement vidéo de webinaires.

Quel tarif pour mes calls sur Zoom ?

Zoom propose quatre plans tarifaires pour répondre à vos besoins spécifiques.

• Basique. Gratuit. Hébergement jusqu’à 100 participants. Réunions individuelles illimitées. Visioconférence. Partage d’écran. Enregistrement local. Planification via les extensions Chrome.
• Pro. 14,99 euros/mois par hôte. Comprend toutes les fonctionnalités de base plus des rapports d’utilisation. Et 1 Go de stockage dans le cloud.
• Business. 19,99 euros/mois par hôte. Comprend toutes les fonctionnalités Pro et prend en charge jusqu’à 300 participants.
• Business plus. 19,99 euros/mois par hôte. Inclut toutes les fonctionnalités Business et prend en charge jusqu’à 500 participants. Stockage cloud illimité.

Créer un compte sur Zoom

La création d’un compte est totalement gratuite. Rendez-vous simplement sur la page d’inscription Zoom et entrez votre adresse e-mail. Il peut s’agir de votre mail professionnel, ou de l’adresse associée à votre compte Google ou Gmail. L’adresse professionnelle reste toutefois la plus souhaitable en fonction de la manière dont vous aurez recours à l’application. Vous recevrez alors un e-mail contenant un lien qui vous permettra d’activer le compte, et de vous connecter avec vos informations.

Vous pourrez ensuite le mettre à jour (photo de profil, fuseau horaire, mot de passe…) et modifier vos paramètres à tout moment ! N’hésitez pas à télécharger l’application de bureau Zoom pour un accès 100% direct.

Comment rejoindre un compte Zoom existant ?

Au-delà de la création de votre propre compte, les autres utilisateurs peuvent également vous envoyer un lien d’invitation à un compte en particulier. Vous recevrez dans ce cas un e-mail de Zoom (no-reply@zoom.us) et cliquerez sur Accepter la demande. Les détails de votre profil mais aussi vos contacts, vos réunions programmées et votre historique seront transférés à ce nouveau compte.

Notez que l’invitation expirera au bout de 30 jours.

Programmer une première réunion

Il existe différentes manières d’organiser une réunion Zoom, et elles sont toutes simplissimes ! Vos réunions à venir seront répertoriées dans l’onglet Réunions de votre bureau Zoom ou de votre application mobile.

Connectez-vous à votre compte Zoom. Cliquez sur Réunions, puis Programmer une réunion. Choisissez la date et l’heure, ainsi que les différents paramètres souhaités. Vous pourrez par exemple programmer l’activation ou la désactivation de la vidéo, ou le partage d’écran. Vous cliquerez ensuite sur Enregistrer et copierez l’URL d’invitation que vous transmettrez aux différents participants par mail ou par sms. Si d’autres personnes devaient finalement s’ajouter par la suite, vous pourriez également les inviter tardivement en retournant sur l’écran de votre réunion.

Sur mobile, vous vous connecterez à votre compte et appuierez sur l’icône orange Nouvelle réunion. Vous définirez vos paramètres puis appuierez sur le bouton bleu Démarrer une réunion. Une fois la réunion démarrée, appuyez sur l’icône Participants dans la barre d’outils au bas de votre écran pour ajouter et gérer les participants.

Quels paramètres pour ma réunion ?

• Le partage d’écran. Zoom vous permet de partager facilement votre écran avec d’autres participants à la réunion. Il pourra s’agir d’une fenêtre spécifique, d’une application, d’un écran blanc et même d’un écran de smartphone, si votre appareil vous le permet ! L’onglet Avancé en haut de votre écran vous donnera accès à davantage de paramètres. Le partage partiel ou total de l’écran par exemple, à l’activation du son de votre ordinateur. Un outil pratique lors de vos présentations virtuelles !
• Le téléphone Zoom. Zoom Phone utilise le protocole Voice over Internet Protocol pour vous aider à passer des appels Zoom sur le cloud. Similaire aux appels passés depuis un numéro de téléphone, ceux-ci sont ici sont hébergés sur Internet. Le logiciel propose même les fonctions d’enregistrement d’appel et de messagerie vocale. Attention toutefois, Zoom Phone n’est disponible qu’après souscription à un plan payant.

• Les salles Zoom. Les salles Zoom sont essentiellement des salles de conférence virtuelles auxquelles seuls des membres spécifiques ont accès. Elles vous seront sans aucun doute d’une grande utilité pour vos futures vidéoconférences et audioconférences. Parmi leurs fonctionnalités variées, l’utilisation simultanée de 12 tableaux blancs maximum, et un affichage numérique imitant les réunions autour d’un bureau.

Comment rejoindre la réunion d’un autre utilisateur ?

Il existe de nombreuses façons de rejoindre une réunion. La plus simple consistant à cliquer sur le lien de participation fourni par l’hôte de la réunion. En fonction des paramètres définis, vous pourriez également être invité à entrer un code d’accès, alors conservez précieusement les informations reçues ! Le procédé est identique à la fois sur ordinateur de bureau et sur smartphone.

3 astuces pour optimiser vos visioconférences Zoom

1. Assurez-vous de toujours couper le son de votre microphone lorsque vous ne parlez pas. Cela éliminera les éventuels bruits de fond ou interférences. Pour désactiver le microphone, utilisez le bouton Muet en bas à gauche de la barre d’outils Zoom. Vous pourrez également le faire au moment de la sélection de vos préférences lors de la création d’une nouvelle réunion !
2. Informez les participants que vous serez peut-être amené(e) à enregistrer la visioconférence. Certains pourraient ne pas souhaiter apparaître sur l’enregistrement, or le consentement est désormais requis légalement dans bon nombre d’entreprises.
3. Assurez-vous que tout fonctionne correctement avant de démarrer une réunion. Il est extrêmement courant que les vidéoconférences soient retardées ou interrompues en raison de problèmes techniques. Pour vous assurer que cela ne se produise pas, allumez votre appareil et vérifiez si Zoom fonctionne correctement au moins 10 à 15 minutes avant chaque réunion. Si quelque chose ne va pas, alertez vos participants sans attendre.

Comment enregistrer mes réunions Zoom ?

Maintenant que vous avez informé vos équipes de la possibilité d’un enregistrement, comment procéder ?

L’enregistrement d’un call vous permet d’y avoir recours facilement, comme référence, pour documenter ce qui a été discuté. Une option particulièrement importante pour les équipes distantes qui utilisent la visioconférence Zoom comme principal mode de communication.

Zoom vous permet d’enregistrer facilement vos réunions et de les sauvegarder sur votre appareil ou sur le cloud. Dans ce second cas, les membres de votre équipe pourront facilement y accéder sur plusieurs plateformes.

Depuis le bureau, démarrez une réunion puis cliquez sur Enregistrer depuis la barre d’outils Zoom. L’enregistrement démarrera automatiquement, et tous les participants en seront avertis par l’affichage d’une mention rouge en haut de leur écran. Vous cliquerez sur Pause/Arrêter l’enregistrement durant la réunion si besoin. Alternativement, vous pourrez également mettre fin à un call pour cesser simplement l’enregistrement.

Une fois la réunion terminée, Zoom convertit l’enregistrement au format MP4 et le stocke à l’emplacement de votre choix. Vous pouvez désormais accéder facilement à vos sessions enregistrées à tout moment !

Sur mobile, durant la réunion, appuyez sur Plus dans la barre d’outils. Sélectionnez Enregistrer sur le cloud pour commencer l’enregistrement. Après la réunion, vous retrouverez votre enregistrement dans Mes enregistrements.

Comment accéder aux statistiques de mon call Zoom ?

Piwik Pro, Matomo… Il est toujours utile d’avoir recours à des outils d’analyse de vos données, et Zoom dispose justement de quelques fonctionnalités. Vous y retrouverez de nombreux éléments telles que l’heure de début et de fin de la réunion, la liste des participants, les performances et les résultats des éventuels sondages.

Connectez-vous pour cela à votre compte sur le portail web Zoom puis, dans le panneau de gauche, cliquez sur Rapports. Vous retrouverez la réunion souhaitée en renseignant sa date.

En cliquez sur Participants ensuite, il vous sera possible de générer quelques données supplémentaires telles que le temps d’adhésion et l’heure de départ d’un participant en particulier. Vous exporterez le tout si nécessaire au format CSV.

Particulièrement utile durant la quarantaine liée au coronavirus, Zoom continue de simplifier la communication entre les équipes. Organisez vos propres appels vidéo sans attendre. Discutez de projets, évaluez les performances de l’équipe et participez à des activités de team building virtuelles ! Et si Zoom n’est pas l’outil le mieux adapté à vos besoins, pas d’inquiétude !  Skype ou Slack n’attendent que vous et vos instructions !

Logiciels intéressants :

Skype Zoom Slack Skype : Zoom sur les dernières fonctionnalités !