Que vous travailliez à distance ou dans un bureau avec votre équipe… Ne laissez pas le suspense se prolonger plus longtemps. Vous avez déjà utilisé Slack ou tout du moins, vous connaissez son existence. Après tout, la plateforme compte plus de 12 millions d’utilisateurs quotidiens actifs. Et plus de 156 000 organisations paient un abonnement pour l’utiliser. Alors forcément, vous avez conscience de son potentiel et de la manière dont l’application facilite vos échanges avec vos collègues. Mais il se peut que vous ne réalisiez pas encore à quel point vous pourriez ainsi gagner en productivité.
Envie d’un petit coup de pouce pour optimiser votre utilisation de Slack ? Voilà quelques astuces, à mettre en place dès à présent !
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Slack, qu’est-ce que c’est exactement ?
Slack est un outil de collaboration basé sur des messages, des fils de messages et des canaux. Vous pouvez y communiquer avec tout un groupe, ou bien échanger des messages privés avec des personnes précises.
Slack, qu’est-ce que c’est ?Les fonctionnalités de Slack incluent notamment :
- Des canaux spéciaux, pour les projets collectifs.
- Des canaux partagés pour les conversations externes.
- Le partage de fichiers et d’écran.
- Des modules complémentaires, et l’intégration de nouveaux outils.
- Des conférences audio et vidéo.
- L’historique consultable des discussions.
- Des fonctionnalités de présence, permettant de savoir qui est en ligne.
Et bien plus encore !
Comment gérer les notifications Slack ?
Et c’est ici que les choses se corsent. Lors de votre première connexion, toutes les notifications seront activées. Et entre votre patron qui aimerait en savoir plus sur l’avancée de votre dossier, votre collègue qui ne partage pas vos idées sur un projet, et le nouveau stagiaire qui vous assaille de questions… Vous voilà sollicité de toutes parts, au point d’avoir un peu de mal à vous y retrouver !
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreuses façons d’éliminer la surcharge de notifications. Vous pouvez choisir les canaux dont vous souhaitez recevoir des notifications et ignorer les autres. Vous envisagerez aussi la désactivation de l’icône rouge d’activité, et la désactivation des notifications sonores. Accédez simplement aux Préférences de notification, dans l’onglet Paramètres.
Vous pourrez également définir des notifications pour qu’elles arrivent dans votre boîte de réception ou sur l’écran de votre ordinateur, à chaque fois que quelqu’un mentionnera un mot clé spécifique. Pour ce faire, accédez à l’onglet Notifications et saisissez les mots-clés dont vous souhaitez suivre l’évolution.
Mais il est possible d’aller encore un peu plus loin.
14 conseils pour tirer le meilleur parti de Slack !
Vous souhaitez utiliser Slack sans l’avoir constamment ouvert sur votre bureau ? Envisagez d’utiliser la version Web au lieu de l’application. De cette façon, vous pouvez vous enregistrer de manière proactive sans que la petite icône rouge « nouveau message » ne détourne constamment votre attention de votre travail.
2. Configurez des rappels pour vous-même
Cliquez sur l’icône Plus dans la zone de message. Recherchez et sélectionnez Me définir un rappel. Définissez une date et une heure dans les champs indiqués, puis saisissez votre rappel sous Description. Validez, votre rappel est créé !
Impossible désormais d’oublier d’envoyer votre rapport à Monique, ou de souhaiter l’anniversaire de Gérard qui approche à grands pas. A définir pour vous-même comme pour vos collègues, sous forme d’alertes. Skype, comme bon nombre de logiciels de communication, proposent désormais cette fonctionnalité.
3. Synchronisez votre statut avec votre calendrier
Cela permetttra à vos contacts Slack de savoir automatiquement lorsque vous n’êtes pas disponible.
Pour cela, cliquez sur le bouton Se connecter à l’application, puis suivez les étapes pour lier ensemble vos comptes Slack et Outlook ou Gmail. Cliquez sur Activer pour valider la synchronisation. Vous commencerez alors à recevoir des rappels d’événements et des notifications dans Slack.
Parfait pour réunir tous vos rendez-vous en un seul et même endroit, comme le fait déjà Thunderbird !
4. Définissez un statut Ne Pas Déranger
Besoin d’un peu de répit pour finaliser un dossier ? Envie de ne pas être distrait par des notifications lors de votre prochaine réunion ? Réglez votre compte Slack sur le mode Ne pas déranger.
Cliquez sur votre nom, puis sur Préférences, Notifications et définissez un horaire. Les notifications Slack reprendront automatiquement une fois la période écoulée.
5. Mettez en évidence les messages importants
De la même manière que vous pouvez vous envoyez des rappels, il vous est possible de « marquer » les messages importants envoyés par d’autres personnes. Cliquer sur l’icône Étoile à côté d’un message vous permet de le mettre en signet pour plus tard. Et de classer tous vos messages suivis au même endroit.
6. Modifiez les préférences pour afficher uniquement les canaux non lus
Alors que certaines entreprises ont recours à des dizaines de canaux, il peut être difficile d’atteindre rapidement celui que vous recherchez. Accédez alors aux Préférences, cliquez sur Avancé,
ouvrez la liste des canaux et sélectionnez Messages non lus, ainsi que tout ce que j’ai mis en vedette.
7. Accédez au dernier message non lu
Gagnez de précieuses secondes en accédant d’un simple clic au dernier message non lu dans un canal ! Cliquez sur Alt + Maj + Flèche vers le bas sur PC ou Option + Maj + Flèche vers le bas sur Mac.
8. Transférez des e-mails vers Slack
Parfait pour s’assurer que personne ne passe jamais à côté d’un mail important. Depuis votre bureau, ouvrez le canal auquel vous souhaitez envoyer un e-mail. Cliquez sur l’onglet Intégrations.
Sélectionnez Envoyer des e-mails à ce [canal] ou cette [conversation], puis cliquez sur Obtenir l’adresse e-mail.
Si vous souhaitez configurer un transfert automatique à partir de votre messagerie ou ajouter l’e-mail à votre carnet d’adresses, cliquez sur Copier à côté de l’adresse e-mail.
09. Passez en muet un canal en particulier
Un canal un peu trop bavard, et vous voilà envahi de messages, à ne plus savoir quoi en faire ! N’hésitez pas à vous rendre dans les paramètres de ce canal afin d’en désactiver les notifications. Et reprenez paisiblement vos tâches quotidiennes.
10. Apprenez à utiliser Giphy
Pas question de gagner en productivité ici, mais plutôt de dynamiser les échanges pour des conversations plus amusantes. Slack est justement intégré à Giphy. Pour envoyer un gif, tapez /giphy puis saisissez un terme de recherche. Au choix, vous passerez autrement par un autre site de création graphique tel que Pic Monkey par exemple.
Dynamiser ses conversations avec Giphy.
11. Assignez une tâche à partir d’un message
Asana, voilà une autre intégration de choix disponible via Slack et par laquelle vous pourrez transformer un message Slack en tâche.
Installez l’application Asana pour Slack, puis cliquez sur l’icône à trois points à côté d’un message. Cliquez sur Créer une tâche et confiez des missions à vos collaborateurs !
12. Informez votre équipe de vos heures de travail
Un vrai défi que de travailler avec une équipe répartie dans le monde entier. En particulier lorsque vos collègues ne vivent pas selon le même fuseau horaire. Pour que chacun s’y retrouve, vous définirez un statut personnalisé et encouragerez les autres à le faire. Disponible, Hors ligne, Ne pas déranger… Planifiez en amont vos statuts en fonction de vos disponibilités et assurez-vous que votre fuseau horaire soit bien défini dans votre profil d’utilisateur.
13. Effectuez un sondage rapide
Un excellent moyen de rassembler les commentaires de votre équipe sur le sujet de votre choix qu’il s’agisse du repas de midi comme de la sélection de la meilleure photo pour un article de blog d’entreprise.
Pour cela, rédigez votre message et proposez des options de vote claires. Demandez par exemple à vos collègues de répondre en utilisant des emojis, ou écrivez vous-même chaque option de vote en commentaire individuel, en invitant chacun à cliquer pour voter.
14. Utilisez le partage d’écran pour la collaboration
Peut-être ne réalisez vous pas que Slack n’est pas exclusivement réservé aux messages écrits. Le logiciel dispose également d’une fonctionnalité « appels » à l’intérieur de laquelle il est possible d’utiliser des outils de dessin et le partage d’écran. Appuyez sur le bouton d’appel dans Slack pour démarrer un appel puis une fois connecté, appuyez sur le bouton Partager. Cela activera également le dessin à l’écran, permettant aux participants de mettre une zone en surbrillance par exemple. Ou d’esquisser une nouvelle idée.
Vous sélectionnerez l’icône du crayon pendant le partage d’écran pour commencer à dessiner.
De quoi gagner en temps et en sérénité, à travers des outils simples, spécifiquement pensés pour vous simplifier la vie !
