Ce sont en tout des millions de personnes qui utilisent Microsoft Outlook. Mais combien utilisent pleinement l’ensemble de ses fonctionnalités ? Il faut dire que l’abondance de boutons et d’onglets peut en rebuter certains. Vous peut-être ? Plus pour longtemps sans doute, dès que vous vous serez penché sur ces quelques outils incontournables !
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Planifiez vos e-mails
Parce que vous travaille tard le soir ou le week-end, mais que vous ne souhaitez pas que vos clients le sachent. Parce que vous avez un excellent article en prévision, mais que sa date de sortie ne colle pas tout à fait avec votre planning. Outlook vous permet d’écrire vos mails et de planifier leur date d’envoi bien à l’avance.
Une fois le fameux mail rédigé, rendez-vous sur Options puis Retarder la livraison. Cochez la case Ne pas livrer avant, puis entrez la date et l’heure souhaitées. Cliquez sur fermer puis envoyez votre email. A la manière d’un post sur les réseaux sociaux, votre message ne sera délivré qu’au moment que vous aurez choisi !
A noter que, depuis mai 2020, la même fonctionnalité est disponible sur Microsoft Office 365.
Créez de nouvelles réunions, tâches et contacts à partir d’une seule fenêtre
Pratique pour ne plus avoir à basculer fréquemment entre les contacts, le calendrier et les e-mails. Outlook vous permet de créer une nouvelle tâche ou un nouveau rendez-vous sans avoir à quitter votre boîte de réception.
Planifier un rendez-vous.A partir de la page d’accueil de votre messagerie, cliquez sur la flèche déroulante près du bouton Nouveau message. Il vous suffit ensuite de sélectionner l’élément que vous souhaitez ajouter. Un contact, une réunion de travail, un événement à ne pas manquer ? Vous pouvez également accéder à la même liste en cliquant avec le bouton droit de la souris sur votre icône Outlook dans votre barre de démarrage.
Envoyez rapidement des e-mails similaires avec Quick Part
Vous envoyez régulièrement des e-mails similaires, pour inviter des personnes à un événement par exemple ? Quick Parts vous permet d’enregistrer le texte entier, ou certaines parties de votre message. Vous l’insèrerez ensuite dans vos futurs envois. Plus facile encore : si vous l’enregistrez en tant que texte automatique, la prochaine fois que vous commencerez à écrire le même contenu, Outlook vous proposera le texte restant et vous pourrez simplement appuyer sur Entrée pour l’insérer !
Après avoir rédigé votre mail, mettez le texte souhaité en surbrillance. Accédez à l’onglet Insertion dans la barre de menu supérieure. Cliquez sur Quick Part, puis sur Enregistrer la sélection. Vous donnerez enfin un nom à votre enregistrement, pour un référencement simplifié et une recherche plus facile la fois suivante.
Utilisez des raccourcis clavier
Toujours pratiques, ils sont bien souvent trop peu connus ! Bon nombre de logiciels de messagerie en proposent toutefois. Sur Outlook, il vous sera notamment possible de :
Basculer vers la messagerie : CTRL+1.
Passer au calendrier : CTRL+2.
Basculer vers les contacts : CTRL+3.
Passer aux tâches : CTRL+4.
Prendre un nouveau rendez-vous : CTRL+MAJ+A.
Créer un nouveau contact : CTRL+MAJ+C.
Commencer un nouveau message : CTRL+MAJ+M.
Envoyer un message : ALT+S.
Répondre à un message : CTRL+R.
Si vous n’avez jamais utilisé de raccourcis clavier auparavant, il sera toujours utile d’en retenir quelques-uns. Vous seriez étonné de voir à quel point ils décuplent votre productivité !
Eloignez-vous de la vue par défaut
La plupart des utilisateurs utilisent la vue par défaut de leur boîte de réception, et il est très probable que vous en fassiez partie ! Il existe pourtant d’autres façons de l’afficher, qui pourraient peut-être mieux vous convenir.
Cliquez sur l’onglet Affichage dans la barre d’outils supérieure, puis sur Modifier l’affichage. Quelques vues prédéfinies devraient vous apparaître, parmi lesquelles vous ferez votre choix. Si vous le souhaitez, vous irez même plus loin en cliquant sur Afficher les paramètres. Vous pourrez alors ajouter des colonnes, trier les e-mails, modifier la police et bien plus encore.
Définissez l’affichage des messages.Définissez l’affichage des messages
Personnaliser la manière dont certains mails apparaissent, voilà une fonctionnalité ludique ! Outlook vous permet par exemple d’afficher vos messages non lus en vert, et non plus en gras. De distinguer par une couleur vive les mails de votre patron afin de ne plus passer à côté. De distinguer les mails dans lesquels vous n’êtes qu’en copie, ou de passer en bleu tous les messages contenant, dans le titre ou le corps, un certain mot que vous aurez défini. Particulièrement utile lorsque vous souhaiterez retrouver les mails traitant d’un sujet en particulier.
Une astuce que vous pourrez également appliquer à vos calendriers !
Partagez des calendriers
Du côté des calendriers toujours, le partage peut à chaque fois faire gagner du temps et améliorer le travail d’équipe. Indispensable en effet de connaître les disponibilités de chacun, en particulier lorsque vous devez organiser une réunion !
Pour partager votre calendrier avec un ou plusieurs collègues, accédez à votre calendrier et cliquez sur Partager le calendrier. Entrez les contacts avec lesquels vous souhaitez effectuer le partage. Dans le menu déroulant, vous définirez le niveau d’accessibilité. Vue partielle ou complète, ou possibilité d’effectuer des modifications par exemple.
Cliquez enfin sur Envoyer. Les destinataires devront accepter votre demande pour accéder à votre calendrier.
Gérez efficacement vos tâches
La planification des tâches fait assurément partie des éléments les plus sous-utilisés. Semblables aux calendriers, les listes de tâches peuvent également être partagées. Mieux encore ! Outlook vous donne la possibilité de déléguer des tâches aux membres de votre équipe. Parfait si vous travaillez sur un projet avec une ou plusieurs personnes, car vous pouvez dès lors attribuer certaines tâches à certaines personnes et être averti lorsque celles-ci sont terminées.
Créez d’abord une tâche (Tâche > Nouvelle tâche). Entrez autant de détails que vous le souhaitez : sujet, date de début, date d’échéance, statut… Dans la barre de menus, sélectionnez Attribuer une tâche et indiquez le nom de la personne requise avant de cliquer sur Envoyer. Le destinataire peut accepter ou refuser la tâche, et vous serez informé de sa réponse.
Une fonctionnalité que l’on retrouve aussi du côté Microsoft Office 365, qui inclut l’application À faire où se regroupent automatiquement toutes les tâches présentes dans Outlook, mais également les mails signalés.
Gérez efficacement vos tâches.
Définissez vos propres règles
Outlook vous aide à hiérarchiser et à organiser les mails à votre convenance. Parmi les possibilités, vous pourrez par exemple :
- Envoyer les messages d’une personne définie dans un dossier séparé.
- Envoyer les newsletters dans un dossier particulier, que vous consulterez lorsque vous aurez un peu de temps.
- Supprimer définitivement les mails d’un expéditeur. Ces mails marketing auxquels il n’est pas toujours possible de se désabonner par exemple !
- Transférer certains mails à d’autres membres de l’équipe, ou dédier des dossiers spécifiques à certains projets.
- Recevoir une alerte sur votre téléphone si vous attendez une nouvelle urgente.
Pour définir et gérer vos règles, accédez à Règles>Gérer les règles et les alertes>Nouvelle règle. À partir de là, vous sélectionnerez le type de règle à appliquer, puis cliquerez sur Suivant pour ajouter tous les détails de cette nouvelle fonctionnalité. Vous modifierez les règles à loisir, à tout moment, selon le même processus.
Optimisez vos recherches
Fini le temps où vous deviez répartir vos mails dans des dossiers séparés dans l’espoir de, peut-être, les retrouver par la suite. La fonction de recherche d’Outlook s’est beaucoup améliorée et peut désormais retrouver n’importe quel contenu basé sur seulement quelques mots.
Saisissez simplement vos critères de recherche dans la barre situé en haut de votre fenêtre Outlook.
- Ajoutez de ou à au début de votre recherche, pour retrouver les mails d’une personne spécifique
- Tapez reçu hier pour localiser cet e-mail récent sur lequel vous ne parvenez plus à mettre la main.
- Saisissez message long ou message lourd pour retrouver les e-mails volumineux qui grignotent de l’espace.
- Tapez non lu pour accéder aux messages que vous n’avez pas encore ouverts.
Des exemples parmi d’autres. Ne reste plus qu’à essayer par vous-même ! Tapez, fouillez, réfléchissez et découvrez à votre rythme les nombreuses autres options proposées par votre messagerie !
